Cliëntdossier toevoegen

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je handmatig een cliënt toevoegt in Lable Care. De hieronder beschreven functionaliteit is niet voor alle rollen beschikbaar. 
Het is organisatie-afhankelijk hoe cliënten in Lable Care toegevoegd worden.
In beginsel zijn er 3 mogelijkheden van toevoegen. Hieronder worden deze uitgelegd in volgorde van waarschijnlijkheid:



  1. Basisadministratie en koppeling
    Jullie zorgorganisatie maakt gebruik van een apart systeem voor de basisadministratie. De cliëntgegevens dienen hierin opgevoerd te worden en komen middels een koppeling in Lable Care. Er kan enige tijd (meestal een uur) voorbij gaan totdat de cliënt zichtbaar is in Lable Care.

    Is deze situatie voor jullie van toepassing dan is onderstaande handleiding niet nodig en dient de cliënt opgevoerd te worden in het basisadministratiesysteem volgens de processen die bij jullie gelden.

  2. Geen basisadministratiesyteem
    Je werkt bij een zorgorganisatie zonder aparte applicatie voor de basisadministratie. Alle gegevens moet je daarom in Lable Care zelf opvoeren.

    Onderstaande handleiding is van toepassing.

  3. Spoedsituatie terwijl basisadministratie niet toegankelijk is
    Naast bovenstaand beschreven mogelijkheden is er nog een tussenvorm mogelijk. Hierbij maakt je organisatie wél gebruik van een basisadministratie (situatie 1), maar zit er teveel tijd tussen het opvoeren in de basisadministratie en het moment dat je de gegevens in Lable Care nodig hebt. Denk hierbij aan een storing in het basisadministratiesysteem of omdat je met spoed een cliënt opneemt (bijvoorbeeld in het weekend) en de (zorg-)administratie niet beschikbaar is om de gegevens in de basisadministratie op te voeren.

    Is er sprake van deze situatie dan kan ook de onderstaande handleiding gebruikt worden. Zodra de koppeling weer beschikbaar is zal het systeem herkennen dat er al een dossier is voor de cliënt (op basis van het BSN) en de gegevens samenvoegen.

Cliënt toevoegen

Stappen:

  1. Klik op 'Selecteer afdeling' in de cliëntlijst.
  2. Klik op de rode 'Cliënt toevoegen' knop rechtsboven in het scherm om een cliënt toe te voegen.
  3. Voer het burgerservicenummer (BSN) van de cliënt in.
    Bevat het BSN maar 8 cijfers dan wordt er automatisch een voorloopnul voor gezet. Na invoer van een correct BSN wordt de knop 'Volgende stap: Cliëntgegevens' actief. 
    4. Zonder een geldig BSN kan er geen cliënt toegevoegd worden. Heeft de cliënt al een dossier in Lable Care, dan verschijnt hiervan een melding op het scherm en kan de cliënt verhuist / opnieuw in zorg genomen worden, zie 'Cliënt verhuizen en/of wijzigen zorgproduct'.
  4. Vul overige cliëntgegevens die bekend zijn in zoals de geboortedatum, het geslacht en de volledige naam.
  5. Klik op 'Volgende stap: Zorgproduct' om door te gaan.
  6. Selecteer het zorgproduct dat van toepassing is.
    N.B. Als er voor jullie zorgorganisatie maar één beschikbaar zorgproduct is, dan wordt deze automatisch geselecteerd.
  7. Geef de start- en einddatum op van het verblijf.
    De standaard is 14 dagen. Maak je het dossier aan voor een spoed-situatie (situatie 3) laat dit dan zo staan.
    Maakt jullie zorgorganisatie geen gebruik van een basisadministratie (situatie 2) zet de einddatum dan op de verwachte einddatum dat de cliënt van dit zorgproduct gebruikmaakt / in zorg blijft.
  8. Vul het kamernummer in als dit bekend is.
    9. Als je een datum in de toekomst invult wordt de cliënt mogelijk niet direct in de cliëntlijst getoond. Of dit van toepassing is, is afhankelijk van opties zoals ingesteld voor jouw zorgorgorganisatie.
  9. Klik op 'Volgende stap: Contactinformatie'.
  10. Vul de contactgegevens in (adres, telefoonnummer en e-mailadres).
  11. Klik op 'Opslaan'.
Het dossier van de zojuist aangemaakte cliënt is beschikbaar op de betreffende locatie. Het kan enige tijd (maximaal 10 minuten) duren totdat de cliënt in de cliëntlijst getoond wordt. Tot dat moment is de cliënt wel vindbaar door te zoeken op BSN via de Tegel 'Zoek Cliënt'. Zo kunnen jij en je collega's direct starten met het vullen van het dossier. 
Let op!
Heb je een startdatum in de toekomst ingevoerd, dan wordt de cliënt ook pas later getoond in de cliëntlijst.